В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Содержание

Обязан ли работодатель выдать дубликат трудовой книжки

Негодность Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

  • порвалась;
  • обгорела;
  • сильно испачкалась;
  • намокла.

В этих случаях работник обращается по последнему месту работы. На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Массовая утрата работодателем Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки. Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства.

Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.Также см.

« Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно: последствия и ответственность». В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию.

Внимание

Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР. Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку.

Онлайн журнал для бухгалтера

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной. Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Консультантплюс:форумы

Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформляем дубликат Прежде всего напомним, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц — двухзначными, год — четырехзначными).

Важно

Например, если работник принят на работу 10 февраля 2014 г., в его трудовой книжке делается запись: «10.02.2014». Обратите внимание! Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (п.

44 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Теперь нужно заполнить титульный лист трудовой книжки.

Как оформить дубликат трудовой книжки бывшему сотруднику?

Если дубликат будет оформляться в связи с признанием записи недействительной, дополнительно работник представляет трудовую книжку с этой записью. 2. Регистрация заявления в установленном в компании порядке (например, в журнале регистрации заявлений или журнале регистрации входящей документации).

3. Оформление дубликата трудовой книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. 4.

Внесение сведений в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней, которая ведется бухгалтерией организации.

Именно в этой книге регистрируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (с указанием серии и номера каждого бланка). 5. Выдача дубликата трудовой книжки работнику на руки при условии, что он уволен из организации.

Оформляем дубликат трудовой книжки

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.
Читайте также  Что считается прогулом по трудовому кодексу

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления.

Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения.

Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

  • Даты прописываются арабскими цифрами.
  • Не допускаются сокращения, помарки.
  • Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
  • В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Пример титула: Отметка о дубликате на титульном листе Какие сведения вносятся Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование;
  • род деятельности.

Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы. Стаж В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина.

Минтруда России:

  • Трудовой Кодекс;
  • Инструкция заполнения ТК;
  • Правила хранения, ведения ТК.

Ознакомиться с указанными документами можно тут: Трудовой Кодекс Российской Федерации Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

Источник: http://plusbuh.ru/obyazan-li-rabotodatel-vydat-dublikat-trudovoj-knizhki/

Как оформить дубликат трудовой книжки

В кадровом производстве иногда случаются нештатные ситуации. Например, потеря трудовой книжки работодателем или самим сотрудником. Как восстановить документ? Ведь трудовая книга – это важное документальное свидетельство для работника его трудовой выслуги лет.

Трудовая книжка является одним из основных документов работника. В ней фиксируется зачисление на работу и увольнение, переводы на другие должности, награждения и дисциплинарные взыскания, если они стали причиной увольнения. Как правильно оформить дубликат, в какие сроки это нужно сделать, об этом далее, в нашей статье.

1

В каких случаях можно получить дубликат трудовой книжки

  • Когда она утеряна одной из сторон – работодателем или работником.
  • При непригодном виде книжки – порвана, ее испачкали, пострадала от огня и т. п.
  • При внесении записи, которая была отменена. В этом случае дубликат выдают по инициативе работника, который не хочет, чтобы его послужной список был испорчен неприглядными записями, даже отмененными. Подобные вещи, вызывают неоднозначные реакции при оформлении на другую работу, поэтому книгу лучше заменить.
  • В случае массовой потери в результате форс-мажорных обстоятельств – природных стихий, катастроф, пожаров и т. п.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки регламентируется законодательством, а именно специальными Правилами от 16.04.

2003 года, утвержденными Правительством РФ.

2

Кто должен оформлять дубликат трудовой книжки

Это зависит от обстоятельств потери. Если утрата произошла по вине сотрудника, когда книжка была у него на руках (в период временной нетрудоспособности, при смене места работы, выдачи для визита в социальные органы) – дубликат оформляет предыдущий работодатель.

Но информацию о прошлых местах работы предоставляет работник. Это копии договоров, скан трудовой, если есть, выписки из банка о перечислении зарплаты, архивные справки, другая информация, подтверждающая место работы.

На новом месте работы могут выдать только новую книжку и оформить ее с чистого листа.

При утрате книги по вине работодателя, по любой причине, ее восстановлением занимается он же.

3

Какая информация отображается в дубликате трудовой книжки

  • Общие данные сотрудника – Фамилия, Имя, Отчество, год, месяц и данные о рождении.
  • Причина выдачи дубликата.
  • Информация о последнем образовании. Указывают профессиональную квалификацию (высшее, неоконченное высшее, среднее и т. п.), полученную специальность и ее квалификационный уровень (магистр, младший специалист и т. п.).
  • Полные общие данные о выслуге лет, с точностью до дня.
  • Сведения о предыдущих местах работы, должностях, полученных наградах.

4

Поэтапная инструкция для оформления дубликата трудовой книжки

  • Заявление сотрудника. Оформляется в произвольном виде. Срок оформления – 15 дней.
  • Новый бланк документа предоставляет работодатель.В левом верхнем углу титульного листа указывается «Дубликат».
  • На развороте титульного листа указывают причину выдачи дубликата, дату оформления, номер утраченной книги, должность и фамилию сотрудника отдела кадров, заверяют запись мокрой печатью.
  • На начальной странице вносят исходные данные о сотруднике на дату оформления дубликата – ФИО, год, месяц и день рождения, сведения об образовании.
  • Порядок заполнения записей – общий.
  • На главном развороте раздела «Сведения о работе», первой записью идет общий стаж работы до последнего трудоустройства. Указывают с такой точностью – года, месяцы и дни.
  • Далее, базируясь на предоставленной информации, заполняются данные сотрудником сведения: о прошлых местах работы, должностях, наградах. Записи не нумеруются.Первичная пронумерованная запись – о последнем месте работы.

Все записи должны быть подтверждены документально. Со слов работника их не вносят.

Источник: http://SovetClub.ru/kak-oformit-dublikat-trudovoj-knizhki

В каких случаях оформляется и выдается дубликат трудовой книжки

Трудовая книга представляет собой документ, способный подтвердить стаж гражданина. В случае потери или порчи документа работник вправе получить дубликат трудовой книжки, который несет равную юридическую силу оригиналу.

Документ имеет юридическую силу лишь в том случае, когда все внесенные записи соответствуют оригиналу и действующим Законодательным нормам.

В каких случаях правовая база предусматривает оформление дубликата трудовой книги и каков порядок проведения процедуры?

Правое поле

Значимость трудовой книги зафиксирована в Трудовом Кодексе.

В соответствии с установленными нормами, документ содержит следующие данные:

  • личные данные гражданина;
  • выполняемые трудовые обязанности;
  • информация об увольнении, всевозможных вознаграждениях;
  • причины завершения трудового договора.

Нормы выдачи и заполнения документа являются обязательными.

Их регулируют следующие постановления:

  • Трудовой Кодекс;
  • инструкция по заполнению трудовой книги;
  • нормы хранения и ведения документа.

В каких случаях оформляется

Законодательными нормами предусмотрено, что оформление дубликата трудовой книжки возможно в следующих случаях:

  • когда трудовая книжка была утеряна работником;
  • при наличии в документе недействительных сведений об увольнении сотрудника или переводе его на другое место трудоустройства;
  • в случаях, когда трудовая книжка или вкладыш находятся в непригодном состоянии (к примеру, документ испачкан, порван и прочее);
  • в случаях массовой утерей работодателем трудовых книжек работник вследствие чрезвычайных ситуаций;
  • случаи, когда документ содержит недействительные данные об увольнении в связи с осуждением или привлечением к уголовной ответственности сотрудника.

Заявление о заведении дубликата трудовой книжки

Массовая утрата работодателем

Выдача дубликата трудовой книжки предусмотрена действующими нормами при массовой утрате работодателем документов вследствие чрезвычайных ситуаций. В данном случае речь идет о пожаре, экологических или техногенных катастрофах, наводнении.

Трудовой стаж сотрудников пострадавших компаний должен быть определен посредством акта комиссии по установлению стажа, которая назначается исполнительными органами власти РФ.

Обратите внимание. Комиссия включает в себя работодателей, представителей профсоюзных организаций и прочих заинтересованных структур.

Для того чтобы установить факт работы гражданина, данные о его профессии, и срока работы в компании нужно обратиться в специальную комиссию (функционирует на местном уровне), предъявив один или несколько из следующих документов сотрудника:

  • трудовой договор;
  • справка с места трудоустройства;
  • профсоюзный билет;
  • учетная книжка.

Для того, чтобы установить стаж работы, гражданин имеет право предоставить ранее перечисленные документы или их копии.

При отсутствии документального подтверждения стажа, сотрудник имеет возможность предоставить комиссии как минимум двух свидетелей, лично знакомых с гражданином по причине совместной трудовой деятельности в одной организации.

Комиссия, в свою очередь, обязана принять меры по восстановлению документов, например, отправить запрос в архив организации. 

Периоды, которые удалось установить при помощи частично сохранившейся документации, должны быть включены в общий стаж, а также в специализированный стаж, позволяющий получать пенсию на льготных условиях и за выслугу лет.

Таким образом, на основе деятельности комиссии должен быть составлен акт, в котором указаны следующие данные:

  • периоды трудовой деятельности;
  • должность гражданина;
  • продолжительность трудового стажа.

На основании акта гражданин получает от работодателя дубликат трудовой книги, которая оформлена с учетом ранее представленных требований.

Потеря работником

В соответствии с установленными нормами, гражданин должен самостоятельно оформлять копию трудовой книги при утере или порче документа.

Гражданин получает на руки трудовую книгу в случае увольнения или выхода на пенсию, в иных случаях документ храниться у работодателя. При необходимости сотрудник вправе получить лишь заверенную ксерокопию документа.

В случаях, когда трудовая книга потеряна или испорчена своим владельцем, ему необходимо осведомить о происходящем работодателя и написать соответствующее заявление. Более того, прилагаемые справку сотруднику нужно собирать самостоятельно.

Скачать заявление работника на выдачу дубликата

Возможен также второй вариант урегулирования вопроса с утерянным документом. Если гражданин пришёл на новое место работы и обнаружил, что его трудовая книга утеряна, он может завести новый документ, в котором ранее фиксированные записи будут утеряны.

Восстановление через Пенсионный Фонд

Оформление ксерокопии трудовой книги предполагает перенос в нее информации о трудовом стаже из предыдущего документа. Важно отметить, что все записи должны быть подтверждены документально.

Соответственно, гражданину необходимо получить подтверждающий документ из каждого предшествующего места трудоустройства, в противном случае запись не подлежит восстановлению, а стаж будет утерян.

Ценность трудовой книжки сводится к получению пенсии. Трудовой стаж напрямую связан с дальнейшим размером пенсионных выплат. При потери трудовой книги или предлагающихся к ней записи граждане вправе обратиться в Пенсионный Фонд по месту проживания для получения нового документа.

Гражданин должен знать на одну особенность, он обязан предоставить документ, который сможет подтвердить факт соответствующую запись в трудовой книге. Лишь в этом случае работники ПФ восстановят документ.

Лицо, восстанавливающее трудовую книгу может предоставить следующие документы:

  • справки с прошлых рабочих мест;
  • выписки из архива, распечатки с банковской карты, на которую зачислялась заработная плата;
  • ведомости о начислении премии.

Получение справки из архива дело не из простых. Как правило, получение справки возможно при ликвидации организации в которой ранее работал гражданин.

Если получить документ в архиве не удалось, гражданину предстоит «собрать» справки с прошлых мест трудоустройства или привести двух свидетелей, подтверждающих факт его работы в организации.

Показания свидетелей принимаются лишь в том случае, когда трудовая книга была утеряна не по вине сотрудника. Более того, показания должны быть заверены нотариально.

Существует еще один способ оформления трудовой книги. Гражданину необходимо запросить у сотрудников ПФ выписку, подтверждающую уплату обязательных пенсионных взносов.

Для того чтобы получить выписку нужно предоставить один из следующих документов:

  • копия трудового договора;
  • банковский счет;
  • данные о заработной плате.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Титульный листСведения о работе

Процедура выдачи

Процедура выдачи дубликата трудовой книги многоэтапная.

Пошаговая выдача документа выглядит следующим образом:

Подача заявления Для того, чтобы работодатель имел возможность выдать трудовую книгу, сотруднику необходимо подать заявление, обращения в устной форме недостаточно.
Регистрация заявление в принятом порядке Документ необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации.
Оформление копии ТК Документ должен быть оформлен в соответствии с нормами ведения и хранения трудовых книг.
Внесение данных В приходно-расходной книге по учету ТК, которую ведет бухгалтерия организации, должны быть внесены соответствующие сведения.
Выдача копии ТК Если работник не работает в организации, он вправе получить на руки ксерокопию документа. Если сотрудник работает в компании, документ остается на хранении у работодателя до момента увольнения гражданина.

Заявление сотрудника

Для получения ксерокопии трудовой книги гражданину необходимо подать работодателю заявление.

Оно должно иметь четкую структуру и содержать следующую информацию:

  • причина потери документа;
  • просьба о выдаче копии трудовой книги;
  • дата подачи заявления и роспись.

Заявление может быть написано от руки, почерк должен быть разборчивым. Во многих компаниях имеются готовые бланки.

Приказ работодателя

Получив заявление от сотрудника, руководителю необходимо составить соответствующий приказ, характеризующийся следующими особенностями:

  • номер приказа, а также тезисы, фиксирующие возможность выдачи документа;
  • приказ должен быть составлен в печатном виде, рукописный вариант не несет юридической силы;
  • готовы приказ необходимо предоставить сотруднику для ознакомления.

В случае несоблюдения упомянутых правил, приказ принято считать недействительным.

Документы для внесения записей

Новая копия трудовой книги может быть выдана на основании предоставленных сотрудником документов.

Среди них выделяют следующее:

  • справки;
  • выписки из приказов или личных дел сотрудника;
  • банковский счет сотрудника;
  • ведомости о выдаче зарплаты;
  • трудовой договор;
  • трудовой список;
  • расчётная книга;
  • билет из профсоюза.

Срок работы граждан по индивидуальной трудовой деятельности может быть подтвержден на основе справок об оплате страховых взносов. Что касается справок о трудоустройстве, нужно предоставить ссылки, являющиеся основанием для их выдачи.

Документация, предоставляемая для подтверждения стажа должна быть подписана руководителями организаций, кадровыми структурами и заверена печатью.

Сроки выдачи

В распоряжении работодателя 15 дней на выдачу ксерокопию трудовой книги с момента подачи гражданином заявления. Более того, срок с момента увольнения сотрудника не имеет значения.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Существует общепринятый образец заполнения копии трудовой книги. В соответствии с образцом заполнения 2018 года, на титульном листе документа в правом углу сверху нужно указать фразу «дубликат». На титульном листе прежнего документа нужно внести запись «взамен выдан дубликат».

При оформлении копии ТК необходимо зафиксировать следующие записи:

  • данные об общем или непрерывном стаже сотрудника до трудоустройства в данную организацию;
  • данные о работе и возможных вознаграждениях на предшествующем месте трудоустройства;

Общий стаж гражданина должен быть зафиксирован суммарно. Соответственно указывается общий срок трудоустройства, без записей о том, у кого работал гражданин.

Затем, стаж работы гражданина должен быть зафиксирован по отдельным периодам трудоустройства в следующей последовательности:

  • дата приема на место трудоустройства (графа 2);
  • название компании, в которой работал гражданин и должность или указание профессии с соответствующей квалификацией (графа 3);
  • дата увольнения сотрудника (графа 2);
  • причина увольнения гражданина (графа 3);
  • название, номер и дата документации, на основании которой вносились записи (графа 4).

Типичные ошибки при заявлении

Нередко руководители допускают ошибки при заполнении копии трудовой книги, которые становятся причиной недействительности документа.

Пример типичных ошибок выглядит следующим образом:

  • на титульном листе документа не указана фраза «дубликат»;
  • неправильные ссылки на документацию, которая является основанием при фиксировании записей о стаже, ссылаясь на номера приказов о приеме на место работы;
  • неграмотное заполнение копии начальником реорганизованной организации (такая ситуация возникает в тех случаях, когда по причине изменения наименования организации изменилась печать);
  • нарушение последовательности внесения данных о трудовом стаже;
  • внесение данных на основании ксерокопии трудовой книги при отсутствии подтверждающей документации;
  • заверение всех записей в документе посредством печати с последнего места трудоустройства;
  • внесение данных о названии организаций, в которых гражданин работал в качестве заголовков.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/dublikat-trudovoj-knizhki/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: