Где должна храниться трудовая книжка работника

Содержание

Может ли трудовая книжка хранится на руках у работника

ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал.

Lena1 23 марта 2018 в 20:03 #11 0 Nasty 23 марта 2018 в 20:08 #12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать Бух 23 марта 2018 в 22:05 #13 +1 Nasty: Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Сделайте себе копию.

Важно

Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Мума 25 августа 2010 в 08:53 Сергей 25 августа 2010 в 09:57 Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.
Если потерял трудовую книжку: что делать Следовательно, ни о каком дисциплинарном нарушении речь не идет. Потеряли книжку на работе: что делать Важно: как только обнаружилась пропажа книжки по вине организации, сразу же составляется соответствующий акт.
Оформление дубликата трудовой книжки-2018 С чего начинается оформление дубликата при потере трудовой книжки, что делать, если на руках у работника нет документов, подтверждающих стаж? Разберемся по порядку.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника?

Правительством было постановлено, что человек имеет право получить трудовую на руки только в двух случаях:

  • при переводе на новую работу в другой организации}
  • при увольнении.

Во всех остальных случаях трудовая книжка остается на хранении у работодателя и ее выдача на руки строго запрещена. Нарушение данного правила может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя.

Внимание

За сохранность трудовой книжки вся ответственность ложится на работодателя, а поэтому каждый сотрудник кадрового отдела должен знать, когда работнику выдается на руки трудовая книжка. В случае утери документа все действия по его восстановлению должен выполнять работодатель.

Кроме того, его ждет наказание за халатность и несоблюдение установленного законодательства.

Нарушение данного правила может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя. Другие способы подтверждения трудовой деятельности Особый случайВыдаем трудовую книжку работнику после увольнения в соответствии с законом Законодательство нашей страны регулирует каждый аспект, касаемый действий при увольнении сотрудника и любое противоречие является нарушением закона и может быть оспорено в суде.

Отношения работника и работодателя в момент осуществления трудовой функции регулирует одноименный кодекс. Вопрос выдачи книжки при увольнении и надлежащего оформления регулирует статья № 81.

У кого должна храниться трудовая книжка? 1935 24 августа 2010 в 20:30 Сестра 24 августа 2010 в 20:40 Татьяна Васильевна 24 августа 2010 в 21:35 А в силу п.6.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв.

У кого должна храниться трудовая книжка?

Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. П. 45 — ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

В каком случае трудавая книжка хранится у работника на руках

Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке https://otdelkadrov.

online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki Хранение трудовой книжки ответственным лицом Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов.

Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении. В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек Ответственное лицо Размер штрафа Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Юридическое лицо от 30 тыс. до 50 тыс.

НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть!!!Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Мума 25 августа 2010 в 08:53 #3 0 НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ!!! РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД.

КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ!!!ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… Сергей 25 августа 2010 в 09:57 #4 0 Елена: НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ!!! РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД…. еще

КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ!!!ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… И спорить не стоит это так (инструкции надо читать) INNA-SH 16 марта 2018 в 13:36 #5 0 Что делать, если трудовая книжка будет утеряна работодателем? ТетяОля 16 марта 2018 в 13:44 #6 +2 INNA-SH, Будете восстанавливать.Ходить и вносить записи.

Действия работодателя при утере трудовой книжки Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п.

Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов. Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником.

Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК). Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п.

43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Форма такого заявления трудовым законодательством не установлена, поэтому она может быть произвольной. Во избежание претензий со стороны проверяющих органов рекомендуется указать в заявлении цель выдачи трудовой книжки (например, для назначения страховой пенсии).

Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в органе, который осуществляет обязательное социальное страхование (обеспечение) (ч. 4 ст. 62 ТК РФ). Вы бы посмотрели на дату написания ее поста.

на этот момент действительно датель не имел права выдавать ТК на руки, это изменение внесли позже Оля Кадровик 16 марта 2018 в 15:16 #10 +2 Кошка-норушка: Вы бы посмотрели на дату написания ее поста.

Источник: http://law-uradres.ru/mozhet-li-trudovaya-knizhka-hranitsya-na-rukah-u-rabotnika/

Трудовые книжки правила хранения

Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ). Так, в соответствии со ст.

140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет.

При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Читайте также  Когда должны быть выплачены отпускные работнику

Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:

  • о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Выдача трудовых книжек сотрудникам В день прекращения трудового договора (ст. 84.1.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Кадровый вопрос», 2013, N 6 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся: — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.


Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия.

Правила ведения трудовых книжек в рф в 2016 году

В связи с тем, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «Гознак» Минфина России.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением «Гознак». При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п.

47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Внимание По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность работодателя и работника за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками В соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке. На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п.

44 Правил). Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа). Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной.

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками.

В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь.

Хранение трудовых книжек

N 117н «О трудовых книжках».

Трудовые книжки срок хранения

ТК (в полном соответствии с формулировками закона);

  • IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
  • печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи.

Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости.

Трудовая книжка правила хранения

Важно Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.

  • Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
  • Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений.

В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.

  • Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
  • Дата заполнения.
  • → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 16 декабря 2016 г. В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

    Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними. из них — это статья 66 Трудового кодекса РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв.

    Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв.

    Источник: http://prodhelp.ru/trudovye-knizhki-pravila-hraneniya/

    Порядок учета и хранения трудовых книжек — Все о кадрах

    Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

    Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

    В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

    Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

    Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

    Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

    Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

    Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

    Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

    Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

    Обратите внимание! В силу ст.

     66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

    Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

    — массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

    — порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

    Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

    Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

    Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

    При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

    Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

    Приведем образец такого приказа.

    Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

    (ООО «Аметист»)

    Приказ

    Г. Новгород

    О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

    В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

    Приказываю:

    Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

    Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

    Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

    Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

    С приказом ознакомлены:

    Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

    Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

    Порядок хранения трудовой книжки

    На сегодняшний день трудовая книжка является одним из самых важных документов не только для работника, но и для работодателя. В ней указываются все данные гражданина (Ф.И.О.

    Читайте также  Как заполнить личную карточку работника

    , дата рождения, образование, профессия), так же в ней ведутся отметки обо всех местах работы, включая изменения по должности, а так же переход в другой филиал. И на основании этого документа подсчитывается трудовой стаж гражданина.

    Поэтому оформление, ведение и хранение трудовой книжки считается очень ответственным делом.

    Ведение трудовой книжки

    Существует несколько нормативных документов, которые формируют правила по оформлению и заполнению трудовых книжек, помимо ТК РФ:

    • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
    • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Согласно ТК РФ (ст.66), если сотрудник проработал в организации более пяти дней, то работодателю необходимо иметь на данного сотрудника трудовую книжку. Также данный документ должен быть на каждого сотрудника в организации.

    Хранения трудовой книжки

    В первую очередь хочется отметить, что ответственность за хранение трудовой книжки полностью возлагается на работодателя, в соответствие с чем, храниться она должна строго в организации. И если работодатель не назначил лицо (может быть нескольких лиц) несущих ответственность за хранение и ведение трудовых книжек, то он лично несёт ответственность за порчу или утрату данного документа.

    В крупных организациях ответственным лицом, как правило, является руководитель отдела кадров. Данный отдел оснащают сейфом или несгораемым шкафам (обязательно закрывающимся на ключ), в котором будут храниться все трудовые книжки сотрудников организации вместе с незаполненными бланками.

    Там же там хранится книга учётов по передвижению трудовой книжки. И при каждом изъятии документа в этой книге должна делаться соответствующая запись. Помимо этого в сейфе (шкафу) должны храниться личные карточки каждого сотрудника организации.

    В этих карточках дублируется все записи, что вносятся в трудовую книжку работника.

    Есть ещё несколько важных моментов по хранению трудовых книжек.

    Если работник после увольнения не забрал свою трудовую книжку или родственники в случае его смерти, то этот документ должен храниться отдельно от остальных трудовых книжек в течение двух лет в кадровом отделе.

    После чего документ передается в архив организации, где хранится в течение 50 лет. Только после истечения этого срока трудовая книжка подлежит уничтожению.

    Источник: https://hr-portal.info/blog/porjadok-hranenija-trudovoj-knizhki

    Можно ли в шкафу хранить трудовую книжку

    КоАП РФ Организация, ее должностные лица или предприниматель допустили работника к исполнению трудовых обязанностей при наличии медицинских противопоказаний или без прохождения в установленном порядке:

    • обучения и проверки знаний требований охраны труда;
    • обязательных медицинских осмотров (предварительного, периодического, ежедневного);
    • обязательных психиатрических освидетельствований

    Для должностных лиц – штраф от 15 000 до 25 000 руб. Для предпринимателей – штраф от 15 000 до 25 000 руб. Для организаций – штраф от 110 000 до 130 000 руб. ч. 3 ст. 5.27.

    1 КоАП РФ Организация, ее должностные лица или предприниматель не обеспечили работников средствами индивидуальной защиты***** Для должностных лиц – штраф от 20 000 до 30 000 руб. Для предпринимателей – штраф от 20 000 до 30 000 руб.

    Для организаций – штраф от 130 000 до 150 000 руб. ч. 4 ст.

    Где должны храниться трудовые книжки работников?

    Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

    Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.Согласно п.

    Все новости Опрос дня Совместитель не вернулся из прогула, прислал письмо, что не вернется, уже работает в другом месте. Работодатель оформляет увольнение за прогул.

    Ваше мнение, какую дату увольнения нужно указать в приказе?- Последний день, когда работник фактически работал (перед прогулом)- День издания приказа об увольнении Проать и узнать результаты опроса всех Все опросы сайта Тест дня «Увольнения за прогул» Пройти тест Все тесты сайта Книги по кадровому делопроизводству От профессионалов КД.Печатные и электронные версии.Доставка по РФ Все книги Заказать Журналы учета и регистрации.

    Разные! Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

    Где хранить трудовые книжки, если нет сейфа?

    Внимание Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ Трудовое законодательство Должностное лицо, не уполномоченное на это работодателем (например, начальник отдела), фактически допустило к работе сотрудника.

    При этом работодатель или его уполномоченный представитель отказались признать возникшие отношения трудовыми и заключить трудовой договор Для граждан (недолжностных лиц) – штраф от 3000 до 5000 руб.
    Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. ч. 2 ст. 5.

    27 КоАП РФ Организация, ее должностные лица или предприниматель уклоняются от оформления трудового договора или ненадлежащим образом оформили трудовой договор, в том числе подменили трудовой договор гражданско-правовым Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб.

    Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Вопрос На недавнем семинаре инспектор гит сказала, что при проведении проверок инспекция потруду будет штрафовать не за определенное нарушение, как факт вообще, а за каждыйдокумент, в котором оно найдено.

    Например не прописан дополнительный отпуск у сотрудниковс вредными условиями труда, значит за каждый договор в котором это нарушение найденобудет наложен штраф.
    Действительно ли это так и в каких нормативных документах этопрописано? Второй вопрос касается периода за который могут оштрафовать.

    Нам пояснили, что если задва месяца до проверки какое — то нарушение устранено, то оштрафовать за него не имеют права.
    Например до сих пор не выплачен расчет при увольнении.

    КоАП РФ);

    • за непредставление до 1 ноября (ежегодно) в военкоматы списков граждан мужского пола, которым в следующем году исполнится 17 лет, от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ);
    • за неоповещение сотрудника о вызове (повестке) военкомата и необеспечение ему возможности своевременной явки в место, указанное военкоматом, от 500 до 1000 руб. (ст. 21.2 КоАП РФ).

    Наложить штраф за неисполнение обязанностей по воинскому учету могут военные комиссары (ст. 23.11 КоАП РФ).* Все нарушения в сфере воинского учета, за которые установлена административная ответственность, не относятся к длящимся. Срок привлечения к ответственности по ним не превышает двух месяцев со дня совершения (ч.
    1 ст. 4.5 КоАП РФ). Из ответа «Как организовать воинский учет персонала» 2.

    Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки» 3. Справочник: Административная ответственность за нарушение трудового и миграционного законодательства Область нарушений: Читайте подробнее о локальных нормативных актах ООО по этой ссылке.

    Вид нарушения Наказание* Основание Область нарушения Организация, ее должностные лица распространяют информацию** о свободных рабочих местах или вакантных должностях, содержащую ограничения дискриминационного характера*** Для должностных лиц – от 3000 до 5000 руб. Для организаций – от 10 000 до 15 000 руб. ст. 13.11.1 КоАП РФ Публикация вакансий Организация, ее должностные лица или предприниматель нарушили законодательство о труде (если иное не предусмотрено другими частями ст.

    5.27 или ст. 5.27.1 КоАП РФ) Для должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб. Для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.

    Отчеты содержат сведения:

    • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
    • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

    Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате. О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.

    Сроки хранения трудовых книжек на предприятии Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет.

    Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

    Предприниматель или юрлицо приостановление деятельности на срок до 90 дней Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

    • Количество оформленных трудовых книжек;
    • Перечень владельцев бланков;
    • Реквизиты документов;
    • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

    Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

    Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике Выдача трудовой книжки Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

    Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении.

    В избранноеОтправить на почту Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства.

    В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

    Важно Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек Где и как хранить трудовые книжки Действия работодателя при утере трудовой книжки Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Итоги Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

    Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина. Место хранения трудовой книжки у работодателя Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников.

    Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

    Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

    Источник: http://11-2.ru/mozhno-li-v-shkafu-hranit-trudovuyu-knizhku/

    Нормативы и правила хранения трудовых книжек

    Правила хранения трудовых книжек обозначены и зафиксированы в РФ правительственными правовыми актами. Законодательство производственных отношений содержит ряд статей, поясняющих нормы и нюансы сохранения документации граждан работающих на предприятии.

    Как хранить трудовые книжки

    Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета:

    1. приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей;
    2. учет движения книжек.

    Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ.

    В книге №1 фиксируют информацию, связанную со всеми действиями по приходу и расходу бланков и вкладышей документации сотрудников. Указывают серийный номер каждого объекта операции.

    Читайте также  За что можно лишить премии работника

    В книге №2 отображена информация по документам каждого сотрудника работающего более 5 дней на предприятии. Указаны номера и серии бланков и вкладышей.

    Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

    В случае разрыва отношений с предприятием, сотрудник получает свой документ на руки. Факт выдачи и получения документа подтверждает роспись сотрудника в личной карточке и в книге №2.

    Обе книги подлежат обязательной нумерации и прошнуровке. Руководитель заверяет подписью журналы учета, опломбирует их или скрепляет сургучной печатью. Книжки и сопутствующие бланки – документы строгой отчетности, соответственно, где и как их хранить, обозначено установленными нормативами.

    Сроки хранения документов учета производственного стажа

    Работник, на котором лежит ответственность за заполнение и ведение документации при заключении рабочих отношений, может получить бланк по предварительной заявке. Также ежемесячно сотрудник кадрового отдела предоставляет бухгалтерии предприятия сводную информацию о количестве трудовых книжек. Если произошла умышленная или непреднамеренная порча, их обязаны ликвидировать после составления специального акта.

    Срок хранения трудовых книжек и их копий обозначен Правилами. Невостребованные гражданами документы при разрыве рабочих отношений охраняться в отделе кадров в течение двух лет. По прошествии этого периода документация передается в архив организации на хранение в течение последующих 50 лет. В дальнейшем бланки будут уничтожены с соблюдением обязательных норм и правил.

    В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.

    Хранение трудовых книжек на предприятии — ответственность

    Обязательства за точное и верное выполнение и соблюдение нормативов по регистрации, заполнению, сохранению, выдаче документации учета производственной деятельности сотрудников лежит на работодателе или уполномоченном (соответствующим приказом руководителя) лице.

    За нарушения законодательных нормативов установлена ответственность административного характера.

    Рекомендуется использовать сейф для хранения трудовых книжек (общее правило для документов строгого учета). При отсутствии сейфа можно использовать шкаф, который должен запираться на ключ.

    Ежемесячно ответственный сотрудник составляет в произвольной форме отчет для руководителя, в котором отображена информация о количестве и движении трудовых книжек. В небольших организациях уполномоченным лицом может выступать любой сотрудник, который будет назначен ответственным приказом руководителя.

    Любое действие, производимое с трудовыми книжками должно сопровождаться актами, подписанными обеими сторонами трудового соглашения.

    Источник: https://ktovdele.ru/pravila-hraneniya-trudovyih-knizhek.html

    Хранение трудовых книжек

    В процессе принятия на работу нового сотрудника он должен предоставить в отдел кадров всю необходимую документацию, а уполномоченный сотрудник должен приять на хранение трудовую книжку и иные необходимые бумаги. В соответствии со ст.

    65 ТК РФ данный бланк является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность конкретного гражданина. Он должен предоставляться работодателю при трудоустройстве. Если же данное предприятие является первым местом работы гражданина, то кадровик или ИП обязан согласно ст.

    65 ТК РФ оформить ему новую трудовую.

    Трудовая книжка, как кадровый документ рассматривается в ст.66 ТК РФ. Данная норма закрепляет порядок ведения и оформления этого вида документов. Также в ней указано, что любой работодатель обязан оформлять на своих сотрудников трудовые, за исключением физлиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

    В соответствии с данной статьей форма бланков документов, порядок из заполнения и учета определяется Правительством РФ. С данной целью были изданы Постановление №225 и Постановление №69, которые подробно описывают все необходимые процедуры, связанные с ведением и хранением книжек сотрудников на предприятии.

    В этих нормативно-правовых актах указан и порядок оформления новых трудовых для сотрудников впервые устраивающихся на работу. Согласно ему приобретение пустого бланка производится работодателем, однако он имеет право вычесть его стоимость из первой зарплаты служащего.

    С точки зрения законодательства, работник имеет право самостоятельно приобрести этот документ перед трудоустройством и принести его на фирму для заполнения.

    Однако специалисты отмечают, что сотрудники кадровой службы имеют права не принимать такой бланк, так как нет уверенности в соответствии его современным требованиям защиты.

    Кроме того предприятие ведет строгий учет приобретенных и выданных бланков трудовых, что также может вызвать проблемы при использовании «собственного» экземпляра документа нового сотрудника.

    Есть ряд ситуаций в которых расходы, связанные с оформлением новой трудовой, возлагаются на предприятие и не могут быть делегированы им сотруднику. К ним относятся:

    • Восстановление документа при массовой утере работодателем книжек своих сотрудников (п.34 Правил);
    • Изготовление новых книжек по причине порчи бланков или вкладышей к ним, которая произошла не по вине служащего (п.38 Правил).

    Вне зависимости от того, кто приобрел бланк книжки, она должна заполняться только кадровиком или руководителем, если такого сотрудника на фирме нет. Это относится и к индивидуальным предпринимателям, которые учитывая специфику осуществления хозяйственной деятельности, зачастую не имеют специалиста по кадрам.

    На практике встречаются ситуации, когда работодатель пытается делегировать обязанность заполнения титульного листа самому трудящемуся. С точки зрения современного законодательства это недопустимо. Данные действия может совершать только работодатель или уполномоченный им сотрудник.

    Ведение и хранение трудовых книжек в организации

    Трудовые на любом предприятии могут храниться как в виде бланков, так и уже заполненных документов на действующих сотрудников фирмы. Порядок хранения пустых документов закреплен в п.42 Постановления «О трудовых книжках».

    Согласно данной норме они фиксируются как бланки строгой отчетности в приходно-расходной книге, которая должна вестись в организации. Соответственно с точки зрения законодательства они относятся к материальным ценностям предприятия.

    Заполненная книжка является собственностью работника, но должна храниться на фирме в течение всего времени, пока он осуществляет на фирме трудовую деятельность. После увольнения она должна быть оформлена надлежащим образом и возвращена гражданину. Но где должна храниться трудовая книжка работника на предприятии?

    Порядок учета и ведения данных документов закреплен в Правилах, являющихся частью Постановления №225.

    В соответствии с ними обязанность обеспечения сохранности трудовых и недопущения распространения информации возложена на работодателя.

    Также сотрудник, уполномоченный вести учет и хранение трудовых книжек в организации, несет ответственность за правильность их заполнения и соблюдение действующего законодательства при работе с документами.

    Так как обязанность оформления и приобретения книжек лежит на работодателе, у него должны всегда храниться запасные бланки. Они являются его собственностью вплоть до момента, когда они заполняются данными нового сотрудника. После этого они должны быть списаны с баланса предприятия, о чем делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге.

    Учет движения книжек в пределах одного предприятия осуществляется с помощью специальной книги, форма которой также определена в Постановлении №69.

    Она ведется сотрудником кадрового отдела или иным служащим, на которого в установленном порядке была возложена данная обязанность. В книге учета трудовых и вкладышей к ни отмечаются все книжки сотрудников фирмы.

    Также тут указываются бланки и вкладыши вновь выданные взамен утраченных или испорченных.

    Порядок хранения трудовых книжек в отделе кадров предусматривает необходимость обеспечения их сохранности, для чего оборудуется специальное место, защищенное от проникновения посторонних лиц. В качестве таких мест могут выступать специальные помещения, металлические шкафы, сейфы или ящики, которые имеют запирающийся механизм.

     Кто отвечает за сохранность трудовых книжек

    Ответственность уполномоченных лиц и руководства предприятия за сохранность книжек своих сотрудников и правильность их ведения закреплена в п.45 Правил. Необходимо отметить, что для назначения служащего ответственным лицом необходимо данные действия официально оформить.

    Для этого руководство предприятия издает приказ, в котором указывается кто и какой период времени будет выполнять данные обязанности. Если в организации нет кадрового сотрудника, то зачастую эти обязанности возлагаются на бухгалтера.

    Также с помощью приказа можно назначить ответственное лицо на период временного отсутствия основного сотрудника.

    Служащий, который несет ответственность за трудовые книжки, обязан руководствоваться в своей деятельности Трудовым кодексом, Постановлениями и Правилами, регулирующими данную сферу. Необходимо понимать, что утеря или порча данных документов может иметь серьезные последствия для работника, предприятия и самого кадровика.

    При необходимости восстановления документа (выдачи его дубликата), если утеря трудовой произошла не по вине её владельца, все расходы, связанные с этой процедурой, будет нести фирма.

    И это хорошо, если у сотрудника, чья книжка была утеряна это первое или второе место работы.

    А вот когда его стаж 5, 10 или 15 лет, он работал на различных предприятиях, часть из которых давно ликвидирована – тогда кадровика ждет огромный объем работы.

    Потребуется связаться с теми фирмами, которые еще существуют и получить у них документ, подтверждающий, что конкретный гражданин у них работал и когда. Восстановление стажа сотрудника на ликвидированных предприятиях потребует оформления запроса в архив, обслуживающий район в котором эта фирма была зарегистрирована.

    В случае, если ответственный сотрудник потерял пустые бланки, то он отделается только дисциплинарным взысканием и возмещением их стоимости. А вот в случае нарушения порядка ведения, хранения и учета заполненных книжек, он может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.

    Зачастую в таких случаях кадровика или иного лица, выполняющего его работу, привлекают к ответственности по ст.5.27 КоАП. Данная норма распространяется и на случаи, когда на предприятии отсутствует книга учета или движения трудовых и вкладышей, а также приходно-расходная.

    Ст.5.27 КоАП предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере:

    • От 1 до 5 тыс. рублей – при нарушении законодательства должностными лицами и физлицами, не зарегистрированными в качестве ИП (на вторых также может быть выдано предписание о приостановлении деятельности на срок до 90 дней);
    • От 30 до 50 тыс. рублей – в отношении юр. лиц, также возможно приостановление их деятельности на аналогичный срок.

    Если же нарушение было совершено повторно, то лицо может быть дисквалифицировано на срок до 3-х лет.

    Необходимо учитывать, что ответственность за нарушение правил работы и хранения трудовых несет в первую очередь работодатель.

    Даже если действия были совершены уполномоченным лицом – к ответственности привлекут в первую очередь работодателя.

    При этом под данным понятием подразумевается не непосредственный руководитель фирмы (за исключением ситуаций, когда нарушителем является ИП), а само предприятие в целом, как юр. лицо.

     Где и сколько хранить трудовые книжки?

    Правила хранения трудовых книжек на предприятии предусматривают, что данные документы должны содержаться в специально оборудованных для этих целей помещениях или предметах. Если предприятие не слишком большое, то наиболее удобным вариантом станет приобретение сейфа.

    Специалисты рекомендуют обращать внимание на сертифицированные модели имеющие ударо- и огне устойчивость. В таком случае при проведении проверки не возникнет вопросов о его соответствии для хранения документов строгой отчетности. Вид замка при этом не имеет значения, главное, чтобы запорный механизм был надежен.

    Заполненные бланки хранятся на предприятии все время, пока сотрудник на нем работает. Но бывают ситуации, когда после увольнения он не получил документы и не дал согласия на их пересылку по почте.

    В таком случае срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет.

    После завершения этого срока или при ликвидации предприятия руководство организации или кадровик оформляют специальный акт и сдают данные документы в местный архив.

    Источник: http://Vse-o-Trude.ru/xranenie-trudovyx-knizhek/

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: